TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẤT NIÊN Year End Party CHUYÊN NGHIỆP GIÁ RẺ

Tiệc tất niên nhằm tổng kết những hoạt động, thành tựu đã đạt được trong năm, tri ân sự đóng góp của nhân viên và đối tác, đồng thời định hướng cho năm mới.

Đây là dịp để tăng cường tinh thần đoàn kết, gắn bó trong nội bộ công ty, tạo cơ hội để nhân viên thư giãn, vui vẻ và chuẩn bị tinh thần cho năm mới đầy năng lượng.

Kế hoạch tổ chức tiệc year end party

Lựa chọn chủ đề cho bữa tiệc cuối năm

• Chủ đề (hay còn gọi là concept) là nội dung ngắn gọn mang tính khái quát các ý tưởng, nội dung chương trình sẽ diễn ra. Đây cũng là cơ sở để xây dựng chương trình, chứa đựng đầy đủ các yêu cầu cơ bản và mục đích của sự kiện.

Lên ý tưởng tổ chức

• Ý tưởng chương trình sẽ bao quát toàn bộ về hình thức chương trình (cách trang trí bữa tiệc theo concept, từ bàn ăn tới khu vực chụp hình, sân khấu…) và nội dung chương trình (agenda chương trình, kế hoạch truyền thông trước, trong và sau sự kiện, cách thức làm nghi lễ, các hoạt động văn nghệ diễn ra theo conecpt…)
• Một ý tưởng hay không đòi hỏi cầu kỳ, phức tạp, nhưng cần sự mới lạ, mang tính chỉn chu và hoàn chỉnh. Cần lưu ý mọi phương án rủi ro và biện pháp an toàn, kế hoạch backup trong chương trình.

Lên danh sách khách mời

Quy mô, số lượng người tham dự ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình thực hiện chương trình, doanh nghiệp nên lập ra danh sách để từ đó: thống nhất số lượng, cơ cấu khách mời tham dự, giám sát và kiểm tra được số lượng, danh sách khách VIP, khách mời ưu tiên trong sự kiện ( đối tác, khách hàng,…), khách mời dự bị và khách mời là cơ quan truyền thông ( nếu có)

Cần đảm bảo những thông tin cơ bản như sau:

• Họ tên của khách mời.
• Chức danh/ đơn vị công tác.
• Địa chỉ
• Thông tin liên hệ bao gồm số điện thoại, email, website.
• Những điểm cần lưu ý ( nếu có 

Lựa chọn thời gian, địa điểm phù hợp

• Địa điểm:

Phụ thuộc theo không gian tổ chức sự kiện và số lượng người tham dự mà ta có thể chia thành các loại sau: Không gian ngoài trời: (nhà hát ngoài trời, sân vận động, quảng trường, bãi biển, khu du lịch sinh thái, khu vực công cộng). Và không gian trong các phòng tổ chức sự kiện (các trung tâm hội nghị, hội thảo, khách sạn, nhà hàng, nhà văn hóa,..).

Lựa chọn một địa điểm phù hợp cần dựa vào những yếu tố sau:

• Địa điểm dễ tìm, không quá xa trung tâm
• Bố cục, không gian phù hợp, thích hợp với các kế hoạch chuẩn bị
• Khu vực sân khấu rộng rãi, có trần nhà cao, đảm bảo các hoạt động diễn ra.
• Địa điểm đáp ứng được quy mô khách đã hoạch định.
• Có bãi đổ xe rộng rãi.

Lên kịch bản chương trình

• Để có một sự kiện thật ấn tượng và ý nghĩa thì công đoạn lên kịch bản cho sự kiện là rất cần thiết – bởi nó được xem là yếu tố quyết định sự thành công hay thất bại của một sự kiện. Một kịch bản sự kiện Year end Party chi tiết gồm những tiết mục, thời gian thực hiện từng tiết mục, nhân sự, trang thiết bị, đồ dùng cho tiết mục đó,…